第一章总则
第一条为进一步加强和规范学院因公出国（境）管理工作，加快建设学院一流学科进程，根据《西北大学因公出国（境）管理规定》（西大外[2024]2号），结合学院实际，特制定本规定。
第二条学院成立外事工作领导小组，由院党委书记、院长担任组长，成员包括院党委副书记，负责教学、科研、行政工作的副院长和外事秘书，负责研究贯彻落实党和国家关于高校外事工作的方针、政策以及学校关于外事工作的具体规定。具体工作由分管外事工作的院长（副院长）负责。学院负责本单位因公出国（境）任务的审核及派出管理工作，审核须经党政主要负责人双审。
第三条因公出国（境）是指因工作需要，赴国（境）外开展交流合作、教育教学、科学研究、学术访问、参加国际会议、国际竞赛、培训、履职、处理涉外突发事件以及进行工作访问等以执行公务为目的的活动。
因公出国（境）任务包括在外停留90天（含）以上的长期出访和在外停留90天以内的短期出访（以下称因公临时出国（境））。
第四条本规定适用于新闻传播学院在职在岗人员（包括事业编、A类人事代理）、师资博士后及离退休以后的返聘人员。
第五条因公临时出国（境）任务分为教学科研类任务和其他类出访任务。
教学科研类任务：一般指教学科研人员出国（境）执行学术交流合作任务，包括教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等。教学科研人员指直接从事教学科研任务的人员（含离退休返聘人员）。
其他类出访任务：指中外校际和科研院所间的一般性工作交流。
第二章 审批程序
第六条出国（境）执行公务实行严格的事先审批制度，线上审批，逐级把关，严禁未经审批私自出访。具体程序为：
（一）处级干部
处级干部拟执行因公出国（境）任务时，履行学院公示并党政双审，其中主要负责人出访由学院其他正职审核，如无其他正职则由副职审核，副职由学院主要负责人审核。审核合格并履行经费限额、经费预算、组织人事、出访任务审批等手续后，由业务分管校领导审核，报外事分管校领导签批。
（二）其他人员
其他人员拟执行因公出国（境）任务时，履行学院公示并党政双审、经费限额、经费预算、组织人事及出访任务等审核手续后，报外事分管校领导签批。
第三章出访管理
第七条因公出国（境）任务坚持“按需派遣，保证质量，学用一致”和“因事定人，人事相符”原则，科学、合理安排，不安排无实质交流合作内容的一般性出访和考察性出访。
第八条学院科学制定因公出国（境）年度计划，并合理安排相关工作。下一年度的因公临时出访计划由学院按照当年通知要求报送国际部，经校外事工作领导小组会议审定后，报上级主管部门。学院应严格执行年度因公临时出访计划，“其他类出访任务”总量原则上不得突破年度计划。
第九条“青年骨干教师出国研修项目”“西部地区人才培养特别项目”等对口项目由校人力资源部组织推荐，其它国家公派项目、单位公派项目等各类长期出国（境）项目，以及孔子学院院长、汉语教师、志愿者教师由校国际部及相关单位组织遴选。
第十条因公出国（境）实行公示制度，除依法依规需要保密的事项外，应事先通过学院网站如实公示人员、团组因公出访信息，公示期原则上不少于5个工作日。公示期满无异议后，非涉密人员方可在线办理相关报批手续。
第十一条因公出国（境）人员应出具拟访问国家或地区业务对口单位提供的真实有效的邀请函。因公临时出国（境）的邀请函件，须有国（境）外对口部门或相应级别人员邀请，不得接受海外华侨、华人个人和外国驻华机构邀请，严禁通过中介机构联系或出具邀请函。党政干部因公临时出国（境），不得接受国内企业或境外中资企业资助。函件需由正式的公文纸打印，内容包括：出访人员姓名、出访目的、出访日期、停留期限和费用来源；邀请人姓名、职务、单位、亲笔签名、联系方式和明确的发函日期；邀请单位及目的需与出访人员的岗位职责和身份相符合。
严格控制双跨团组。不接受无外事权的各类学会、协会、基金会、培训中心等单位组织双跨团的邀请，不受理双跨团组组团单位指定具体人选的征求意见函。
第十二条因公出国（境）任务必须基于教学、科研、人才培养及管理等工作的实质性需要，目的明确、任务具体、内容充实，实质的学术交流合作等公务活动应占在外日程的三分之二以上。学院根据任务需要派出的人员，应主动开展有助于拓展学院国际合作、学术交流、人才引育等方面的工作。出访频率、团组人数、出访国家（地区）数和在外停留天数实行区别管理，具体要求为：
（一）执行因公临时出访“其他类出访任务”的团组，严格控制出访频率、团组人数、出访国家（地区）数和在外停留天数。学院主要负责人不得同期出访，领导班子成员原则上不得同团出访，也不得同时或6个月内分别率团出访同一国家或地区、3个月内分别率团出访港澳的同一地区。
出访团组总人数不超过6人，严禁组织团外团或通过拆分团组、分别报批等方式安排其他人员跟随和分行。每次出访不得超过3个国家和地区（含经停国家和地区，不出机场的除外，下同），在外停留时间不得超过10天（含离、抵我国国境当日，下同）。出访2国（地区）不超过8天，出访1国（地区）不超过5天（访问澳门不超过4天），赴拉美、非洲航班衔接不便的国家的团组，出访2国不超过9天，出访1国不超过6天。
上述出访频率、团组人数、国家（地区）数、在外停留天数均为最高限量，不得曲解为必须用满。团组应尽量压缩在外停留时间，首选直达航班。出访团组应严格按照任务批件执行，不得以任何理由绕道旅游，不得擅自改变或增加出访国家、地区，包括未报批的“申根国家”和互免签证国家，不得自行延长在外停留时间，不得改变身份，严禁携带配偶或子女同行。
（二）执行因公临时出访“教学科研类任务”的团组，出国（境）批次数、团组人数、在外停留天数等，根据任务实际需要安排。学院非教学科研类的管理部门人员参加本业务的国际性会议参照“教学科研类任务”管理。
（三）因公临时出访执行外交特殊使命、应对海外突发事件、参加体育比赛、文艺演出、宣传展览活动及培训团组的人数和在外停留天数应按现行有关规定并根据任务需要和人员身份从严控制。
（四）执行学生项目的带队老师，原则上应为学生辅导员或一线教师，行政管理人员不得搭便车出访，带队教师和学生数量按照1:10配比，确保学生出行安全。原则上执行1国（地区），不超过2个城市。出访需提供中外校方直接签署的合作协议。带队老师出访费用不得转嫁学生，也不得通过中介机构或其他第三方机构安排出访。
（五）执行因公长期出访的团组，出国（境）批次数、团组人数、在外停留天数等，严格根据任务实际需要安排。
第十三条出访团组应严格根据任务批件所批复情况执行出访任务，下列情况应及时报告报备：
（一）团组调整原定出访时间（出访人员、在外天数、往访国、转机地、出入境城市等不变）及因签证等非主观原因造成团员不能与团组同行的，出访团组应事先向学院函报情况说明，学院党政审批通过后，报校国际部复核备案。
（二）因公临时出国（境）团组因不可抗力（如天气、飞机故障、个人突发疾病等原因）造成超时入境，团组应主动保留有关证据，由学院在团组回国后向校国际部函报情况说明，并附有关证据。
长期出国（境）团组需要延长在外停留期限的，应事先提交申请，并附延期期间的邀请函、日程安排及经费预算，征得学院党政主要负责人、校经费主管部门、财务资产部及组织人事部门同意后，报校国际部更新校内任务审批材料。
（三）因公临时出国（境）团组因签证等非主观原因减少出访人数、减少往访国、增加过境转机地、调整出入境城市及往访国停留时间等情况的，由学院事先向校国际部函报情况说明。其中，增加过境转机地及调整往访国停留时间等情况的，须经校国际部审批同意后，重新出具任务批件。
（四）未事先经学校批准同意的任务变更，均属于“擅自变更”行为，学校将依据有关规定，不予报销相关费用。
第十四条参加外方举办的线上国际交流活动，应报学院党、政主要负责人审批备案。对于涉及敏感话题的线上国际交流活动，学院报校国际部，再由校国际部报上级主管部门审批。
第十五条加强行前教育是确保因公出国（境）团组安全顺利完成出访任务的重要环节。学院党委负责落实主体责任，完善工作机制，切实抓好因公出访团组行前教育工作。校国际部做好统筹、指导及监管，采取多种形式组织行前教育专题培训。
第四章 在外管理
第十六条学院党委对出访团组监督管理负有主体责任，根据“谁派出、谁负责”“谁审批、谁负责”“谁把关、谁负责”原则，完善全过程监管体系，落实监管责任，抓好意识形态工作，关心学院师生在国（境）外期间的学习生活状况。
第十七条学院建立健全对长期驻国（境）外人员的管理，明确专人对学院在国（境）外留学、工作、交流一年以上的人员进行日常监管，收集季度报告。
第十八条出访团组团长是团组在外活动监督管理的第一责任人，根据“谁带队、谁负责”的原则，认真履责，带领团组严格执行中央八项规定及其实施细则精神和外事管理规定，完成好出访任务，并做好在外管理和“防渗透、防策反、防窃密”等工作。
第十九条出访团组在外期间应当严格遵守党的政治纪律和政治规矩，严格执行请示报告和二人同行制度，主动接受我驻外使领馆的领导和监督。
第五章 入境管理
第二十条非涉密人员应在入境后10个工作日内在线提交出访总结，并将出访总结、行后公示提交至学院，通过学院网站如实公示，公示时间不少于5个工作日。公示无异议后，出访人员赴校国际部办理回国报到手续，领取出国（境）申请表用于财务报销。
第二十一条学院应按照国家安全机关的要求安排专人开展出国（境）人员的回访，出访团组、人员在境外有异常情况的，回访工作可提请国家安全机关共同开展。回访工作应于团组回国（入境）后1个月内完成。
第二十二条因公长期出访人员应在线填写并提交《西北大学教师赴国（境）外长期访学归国问卷》，完成学术回访。
第二十三条学院应认真履行工作职责，加强对出访人员的教育、指导和监督管理，纪检监察机构履行再监督职责。
第六章 证照管理
第二十四条因公出国（境）人员不得同时持因公和普通两种证照出国（境）。参加国家留学基金委短期项目及因公长期出国（境）持普通证照。因公临时出国（境）应持因公证照，特殊情况需持普通证照出国（境）执行公务，应持校内审批手续前往组织人事部门领取因私出国境证件。下列情况可视为特殊情况：
（一）外籍人员、港澳台地区居民及持有往访国家（地区）永久居留证或与居留权关联的免签国家的人员。
（二）因特殊原因无法办理因公护照，可持普通护照执行公务。
第二十五条出访人员入境后，所持因公证照须在5个工作日内交回国际部，国际部按规定在7个工作日内将证照交回上级主管部门统一保管。处级干部、具有副高级以上职务的专业技术人员、涉密人员所持普通证照按照相关规定，10天内交回学校组织或人事部门保管。
第二十六条旅游、探亲、就医、访友等因私出国（境），应持普通证照。
第七章经费管理
第二十七条出访人员应严格执行学校因公出国（境）财务管理制度，凭学校出国（境）申请表（由校内外事工作服务系统生成，国际部盖章）、邀请函、出入境记录等复印件（赴台交流人员凭学校请示文件、出国（境）备案表等复印件）及相关票据，严格按照批准的出访天数、路线、经费预算及开支标准报销相关费用，不得报销与出访无关的开支。因私出国（境）或未办理因公出国（境）审批手续，不得报销出国（境）费用。
第八章安全防范
第二十八条出访人员应时刻维护国家和民族利益，并严格遵守外事纪律以及访问地的法律和习俗，严禁从事一切与出访公务无关的活动。
第二十九条涉密人员出访实行线下任务审批，并应同时履行保密审批手续。
第三十条出访任务涉及国家安全、国家利益和重大社会利益的，出访前应制定保密方案，并报保密办审批。
第三十一条出访团组携带涉密载体出国应当报保密办，按国家有关规定履行报批手续并采取有效保护措施。前往对入境旅客电子设备实行搜查等存在重大“三防”保密风险的国家，应当采取有效预防措施，增强防范应对。如遇外方滋扰、策反或发生涉密文件丢失、被扣留、被窃取等突发事件，团长应当第一时间向我驻当地使领馆及学院报告，由学院向校国际部与校国家安全人民防线建设小组办公室报告。
第三十二条出访人员须自行购买相应保险。65岁及以上人员申请因公出国（境），应提供学校医院（或省二级以上医院）出具的健康证明及家属同意出访意见。
第三十三条在国（境）外期间，出访人员应注意保护好人身和财产安全。出访人员如有违法违纪或者违反学校相关规定的行为，应自行承担一切责任。
第九章 其他
第三十四条出访人员须按学校相关规定办理请销假手续。长期出国（境）人员的薪酬待遇及考核管理等，按照国家和学校相关规定执行。
第三十五条外籍专家及在籍学生（含国际学生）出国（境）的审批和管理，参照本规定执行。
第三十六条本规定自2024年4月10日至2029年1月4日实施，由新闻传播学院负责解释。本规定中涉及到的相关流程及相关表格，见学校文件。本规定未尽事宜，按上级有关现行政策执行。
